Как сэкономить время и деньги на оформлении командировок

#блог
как сэкономить на оформлении командировок
На примере сервиса Вкомандировке рассмотрим способ автоматизации командировочного процесса: как внедрить, как использовать, и в чем выгода.

Зачем нужна автоматизация командировок

На первый взгляд, оформление командировки — типовой процесс. Нужно написать заявление и согласовать его у руководителя. Оформить задание и приказ. Выбрать и оплатить расходы, а потом собрать подтверждения затрат и составить отчет. Однако на практике этапы могут различаться из-за особенностей работы конкретной компании.

Ручное оформление командировок может занимать до 80% времени ответственного сотрудника, потому что каждый этап требует личного присутствия, внимания к деталям, а еще зависит от группы людей. Если руководитель занят, согласование придется отложить. В результате на простой тратится около 15-20% времени.

Если коллега не сохранил билет, расходы не получится возместить, а потом списать. Кроме того, покупка билета и гостиницы через агрегатор может обойтись дороже из-за комиссий и особых условий.
Гораздо проще, когда все процессы можно пройти в режиме единого окна онлайн
Сервис Вкомандировке позволяет
Полностью перевести все «ручные» действия в автоматический режим с соблюдением необходимых законодательных условий.
За две минуты в сервисе можно
Заполнить шаблон заявления, дополнить его расходами и отправить на согласование. Приказ и командировочное задание формируется автоматически согласно требованиям законодательства. Билеты при покупке через сервис добавляются в карточку командировки и всегда доступны сотруднику. А чтобы подтвердить расходы, достаточно прикрепить чеки и другие подтверждения. Закрывающие документы (авансовые отчеты, приказ и служебное задание) формируются автоматически по всем правилам.
С помощью автоматизации можно
Снизить трудозатраты сотрудников в несколько раз, ускорить оформление командировок до 70%, а также избежать санкций от госорганов за ошибки и нарушения.
Интеграции сервиса
Чтобы работать в привычной для вас учетной системе (1C, MS Dynamics, SAP и др.), сервис можно интегрировать. Это позволит компании экономить время бухгалтерии и других сотрудников с помощью автоматизации документооборота и контроля за бухгалтерской отчетностью. Кроме того, компания сможет значительно сократить затраты на курьерскую службу, бумагу и содержание архива.
Сервис Вкомандировке для автоматизации деловых поездок компании
Покупка билетов и бронь отеля за 2 минуты
Возможность постоплаты до 15 дней
Автоматически подготовим документы за вас
Интеграция сервиса с любой учетной системой
Покупка билетов и бронь отеля за 2 минуты

Возможность постоплаты до 15 дней

Автоматически подготовим документы за вас

Интеграция сервиса с любой учетной системой

Как Вкомандировке экономит время и средства бизнеса

Автозаполнение данных о сотрудниках
Сервис хранит данные в электронном архиве, который полностью соответствует требованиям 152-ФЗ. При заполнении данных в билете или брони сервис автоматически подгружает информацию о сотруднике. Так покупка билетов и оформление проживания занимает несколько минут.
Лимиты на расходы
Администратор может устанавливать лимиты на любые расходы, а сервис будет следить за выполнением правил.
в сервисе Вкомандировке можно установить лимиты для каждого сотрудника
Можно установить:

Лимиты расходов

  • На отдельные виды услуг
  • По сотрудникам, подразделениям и должностям

Ограничения по классу авиабилетов

Суточные для отдельных сотрудников и категорий

Виды дополнительных расходов в командировке

Это позволит контролировать соблюдение тревел-политики дистанционно и сократить издержки на командировки.
Согласование и утверждение
Администратор может устанавливать лимиты на любые расходы, а сервис будет следить за выполнением правил.

Это особенно удобно в условиях удаленки, когда руководитель может быть в другом городе или даже стране.
согласование командировок в сервисе vkomandirovke.ru
Закрывающие документы

Формирование отчетов занимает много времени, часто возникают задержки со стороны менеджеров. Потом на бухгалтерию сваливается сразу кипа бумаг, которую нужно внимательно проверять. Если в документах будет ошибка, отчеты придется переделывать.

получение закрывающих документов о поездке работников в сервисе Вкомандировке
Вкомандировке формирует все закрывающие документы автоматически, доступ к ним всегда есть в личном кабинете. Электронные счета, счета-фактуры и акты направляются в бухгалтерию с помощью электронного документооборота онлайн в течение 10 рабочих дней, следующих за отчетным периодом.
Интеграция сервиса

Чтобы оформлять командировки в привычном интерфейсе вашей учетной системы, сервис Вкомандировке можно интегрировать с помощью API. Данные передаются в формате JSON и в дальнейшем их можно использовать в большинстве учетных систем (1С, MS Dynamics, SAP и др).

Так вы сможете подгружать билеты, счета, отчеты и данные о сотрудниках в один клик.

Экономия на командировках в таблицах на примерах из практики

Мы провели анализ и сравнили затраты через сервис с самостоятельным поиском билетов сотрудниками компании. Вот что получилось.
Сервис Вкомандировке
Поиск через другие сайты и агрегаторы
Экономия с сервисом Вкомандировке 
Временные затраты на командировку (согласования, расчеты, документы)
от 16 минут
от 61 минуты
45 минут — 74%
Комиссия на билеты (в среднем)
150 ₽ за билет 
(~ 1,35%)
3,62%
~2,27%
Комиссия  за бронь отеля (в среднем)
150 ₽ за бронь
(~3%)

11,35%
~8,35%
В результате командировку в сервисе можно оформить на 74% быстрее, чем вручную. Это время не учитывает простой, например, если согласование затянулось на несколько дней или сотрудник не сразу принес все чеки. Оформление за 16 минут — тоже среднее значение. Каждый этап можно пройти за несколько секунд. Например, чтобы согласовать командировку, руководителю достаточно сделать два клика мышью.

Очевидная экономия времени позволяет сотрудникам уделить внимание другим рабочим задачам. А руководитель меньше отвлекается на контроль и проверки, поэтому может уделять больше внимания развитию компании или отдела.

У СберКоруса прямые договоры с авиакомпаниями, членство в IATA (Международная ассоциация воздушного транспорта) и ТКП (Транспортная Клиринговая Палата). Поэтому цены на авиаперевозки не отличаются от стоимости авиаперевозчиков. С гостиницами Вкомандировке также работает напрямую, поэтому цены сервиса равны официальной стоимости отеля или ниже.
Сайт для бронирования отелей:
узнать форму отчетности в Росстат по ИНН, ОГРН или ОКПО
более 1 млн отелей в сервисе Вкомандировке
Общую экономию проще оценить, если брать не одну командировку, а среднее количество в год. Мы пересчитали расходы с учетом, что компания оформляет не менее 240 командировок в год.

Согласно статистике сервиса:

22 170 ₽* — средняя стоимость командировки на 1 человека
~17 270 ₽ — авиа/ЖД билет туда и обратно
~4 900 ₽ — бронь гостиницы на 1 день
27% — средняя экономия за счет соблюдения тревел-политики и сокращения рабочего времени.
На 1 командировку
На 240 командировок
Экономия времени
45 минут 
180 часов
Экономия на билетах и проживании (в среднем)
798 ₽ 
(22 170 ₽ * ~3,5%)
191 431 ₽
Выгода от соблюдения тревел-политики и экономии рабочего времени
5 986 ₽ 
(22 170 ₽ * 27%)
1 436 616 ₽
Подключите сервис «Вкомандировке»
Закажите демо-доступ и оцените полный функционал сервиса бесплатно!
Оставить заявку
Упростите работу по оформлению командировок
Автоматизируйте процесс получения закрывающих документов
Работайте в привычном интерфейсе вашей учетной системы